Zeitmanagement mit der Pomodoro-Technik

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Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagementmethode, die der Italiener Francesco Cirillo Ende der 1980er Jahre entwickelte. Die zentrale Idee ist in Zeitblöcken von 25 Minuten (Pomodoros) zu arbeiten. Nach jedem Zeitblock erfolgt eine 5-minütige Pause.

Für die Umsetzung der Methode benötigst du:

  • Eine analoge oder elektronische Kurzzeitwecker
  • Eine To-Do-Liste oder App mit allen deinen Aufgaben
  • Ein Arbeitsblatt mit den wichtigsten Aufgaben an diesem Tag. Ich verwende den kostenlosen The Emergent Task Planner™ von Dave Seah
  • Eine Tabelle in der du die Anzahl der erledigten Pomodoros notierst
  • Einen Stift

Planung

Nimm dir jeden morgen fünf Minuten Zeit und notiere auf deinem Arbeitsblatt die wichtigsten Aufgaben des Tages. Zum Beispiel:

  • Schreibe einen Blogartikel über die Pomodoro-Technik
  • Erledige meine Steuerklärung
  • Recherchiere für einen Artikel über SQL Abfragen

Arbeiten

Deaktiviere alles, was dich in den nächsten 25 Minuten ablenken könnte: E-Mails, Facebook, Handy, etc.

Wähle nun die erste Aufgabe des Tages. Stelle deinen analogen oder elektronischen Kurzzeitwecker auf 25 Minuten und arbeite ununterbrochen an dieser Aufgabe. Wenn der Kurzzeitwecker klingelt, schreibe ein X neben die Aufgabe, an der du gearbeitet hast — oder wenn du wie ich, die Vorlage von Dave Seah verwendest, male eine der Zeitblasen neben der Aufgabe aus.

Die Aufgabe ist damit vorübergehend beendet. Du darfst nicht ein paar Minuten weiter arbeiten, auch wenn du davon überzeugt bist, dass du in diesen wenigen Minuten die Aufgabe abschließen kannst.

Pause

Es folgt nun eine Pause von 5 Minuten. Während dieser ist es keine gute Idee, Aktivitäten nachzugehen, die eine bedeutende geistige Anstrengung verlangen. Schreibe keine E-Mails, führe keine Arbeitsgespräche und erledige keine wichtigen Telefonanrufe. Du solltest die Zeit für Dehnübungen nutzen und deinen Schulter-, Nacken- und Rückenbereich entlasten. Anschließend startest du die nächsten 25 Minuten.

Nach vier Pomodoros machst du eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. In dieser Zeit kannst du deinen Schreibtisch aufräumen, einen Ausflug zur Kaffeemaschine unternehmen, eingehende E-Mails lesen oder einfach nur entspannen. Wichtig ist, dass du keine komplexen Aufgaben in dieser Zeit erledigst.

Aufgabe erledigt

Wenn du eine Aufgabe beendest, während der Kurzzeitwecker noch läuft, gelten folgende Regeln:

  • Der Pomodoro muss beendet werden. Nutze die Zeit um zu überprüfen, was du bereits erledigt hast, mache kleine Verbesserungen oder notiere was Du gelernt hast
  • Wenn Du eine Aufgabe innerhalb der ersten fünf Minuten erledigst, kannst du abbrechen. Dies zählt nicht als erfolgreich beendeter Pomodoro.

Wenn Du eine Aufgabe endgültig erledigt hast, streiche sie durch.

Unterbrechungen

Der Erzfeind der Pomodoro-Methode sind Unterbrechnungen. Francesco Cirillo unterscheidet interne Unterbrechungen und externe Unterbrechungen.

Interne Unterbrechungen entstehen, wenn wir uns während eines Pomodoros von Gefühlen oder Gedanken ablenken lassen. Die beste Methode dagegen ist, Einfälle nicht sofort umzusetzen, sondern auf das vor uns liegen Arbeitsblatt zu notieren und erst in der Pause oder zu einem anderen Zeitpunkt darauf zu reagieren.

Externe Unterbrechungen sind Störungen die von anderen Personen verursacht werden. Cirillo empfiehlt in diesen Fällen, die andere Person darüber zu informieren, dass Du gerade an etwas arbeitest und eine Zeit zu vereinbaren, wann du dich ihrem Anliegen widmest. Melde dich bei der Person erst, wenn die vereinbarte Zeit gekommen oder der aktuelle Pomodoro beendet ist.

Aufzeichnen & Visualisieren

Schreib am Ende eines jeden Tages das Datum und die Anzahl der erledigten Pomodoros in eine Tabelle. Erstelle daraus ein Diagramm. So behältst du den Überblick, wie produktiv du an bestimmten Tagen warst.

Wichtige Tipps

  • Ein Pomodoro ist nicht teilbar. Wenn du die aktuelle Aktivität beendest — vorübergehend oder nicht — dann musst du diesen Pomodoro abbrechen und den Kurzzeitwecker erneut auf 25 Minuten stellen.
  • Wenn eine Aufgabe mehr als 5–7 Pomodoros benötigt, teile die Aufgabe in kleinere Teilschritte auf.
  • Wenn eine Aufgabe keinen ganzen Pomodoro benötigt, kombiniere sie mit einer anderen Aufgabe.

Pomodoro Tools

Analog

Software

About the author

Jacob Fricke

Hi, ich bin Jacob. Ich arbeite als Fundraiser und Datenanalyst bei Campact. Mehr Informationen über mich findest Du auf dieser Seite.

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By Jacob Fricke

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